ANALISIS SISTEM INFORMASI DI PERPUSTAKAAN

ANALISIS SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN – OPAC (Online Public Access Catalog)

Kali ini saya akan menuliskan tentang analisis sistem informasi perpustakaan, salah satu dari sistem informasi di perpustakaan yaitu OPAC (Online Public Access Catalog). Analisis ini untuk memenuhi tugas mata kuliah Pengantar Teknologi Informasi Dan Komunikasi.

Terdapat banyak alat pengukur sistem perpustakaan. Dalam hal ini tolak ukur yang akan dipakai adalah analisis PIECES (Performance. Information, Economy, Control, Eficiency, dan Service). Analisis PIECES menguarikan bagaimana sebuah sistem bekerja dan hasil yang diberikan sistem kepada pengguna.

1)      Analisis Kelemahan Sistem

Masalah yang harus diselesaikan:

Ketidaktepatan informasi ketika pencarian buku yang diinginkan, terkadang hasil pencarian menunjukkan buku yang dicari ada di rak buku, tetapi ketika dicari di tempatnya buku tersebut tidak berada di tempat. Buku yang dicari biasanya dalam keadaan dipinjam oleh pemustaka yang lain, atau entah buku tersebut diletakkan di meja pengembalian buku yang telah dibaca.

Penyebab masalah:

Kurang akuratnya penyediaan informasi oleh sistem yang digunakan.

Pengguna akhir sistem:

Mahasiswa.

Analisis PIECES

1.      Analisis Kinerja (Performance)

Proses loading pencarian buku membutuhkan waktu yang lama dikarenakan banyak yang memakai, sedangkan komputer yang tersedia juga masih kurang, sehingga menyebabkan antrian yang cukup lama untuk sekedar mencari informasi dimana letak buku yang dicari mahasiswa.

2.      Analisis Informasi (Information)

Informasi yang dihasilkan dari proses pencarian tidak akurat, banyak yang mengeluhkan tidak menemukan buku yang dicari padahal menurut sistem informasi buku tersebut ada dan memiliki beberapa eksemplar.

3.      Analisis Ekonomi (Economic)

Untuk mengoperasikan sistem informasi di perpustakaan ini tidak perlu biaya yang besar.

4.      Analisis Kontrol (Control)

Kurangnya kontrol dan pemeliharaan terhadap komputer penyedia informasi (OPAC), sehingga terkadang ada beberapa komputer yang tidak dapat digunakan/dioperasikan.

5.      Analisis Pelayanan (Service)

Pelayanan yang disediakan kurang memuaskan karena hasil dari pencarian di sistem tidak akurat.

6.      Analisis Efisiensi (Eficient)

Saat pencarian memang tidak mebutuhkan waktu yang lama, itu jika tidak banyak yang menggunakan jaringan internet, tetapi yang lama adalah ketika para pemustaka tidak bisa menemukan buku yang dicarinya karena ketidaksesuaian informasi yang diberikan oleh sistem.

2)      Analisis Kebutuhan Sistem

Ø  Kebutuhan Sistem Fungsional:

a)      Input: data buku, data anggota.

b)      Proses: peminjaman, pengembalian.

c)      Output: laporan data buku, laporan data anggota, laporan peminjaman, laporan pengembalian.

Ø  Kebutuhan Sistem non Fungsional

a)      Kebutuhan kinerja

Mampu mencatat kondisi buku, apakah tersedia di rak buku atau tidak.

b)      Kebutuhan informasi

Informasi seharusnya menampilkan keakuratan letak buku.

3)      Analisis Kelayakan Sistem

1.      Kelayakan Teknis

Teknologi yang digunakan di perpustakaan sudah semestinya memiliki standar kelayakan dalam pengoperasiannya agar mudah digunakan oleh para mahasiswa, baik mahasiswa yang normal fisiknya ataupun pemustaka yang memiliki kebutuhan khusus.

2.      Kelayakan Operasional

Dalam mengoperasikan sistem informasi di perpustakaan sudah seharusnya menggunakan teknologi yang lumrah dikalangan masyarakat, sehingga sistem informasi OPAC ini dapat memberikan informasi secara jelas kepada end user.

3.      Kelayakan Ekonomi

Dalam pengoperasiannya juga harus memperhatikan seberapa besar biaya yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem informasi di perpustakaan, biaya yang digunakan sistem informasi haruslah yang dapat dijangkau oleh perpustakaan dan teknologinya memiliki kualitas yang baik.

Solusi permasalahan:

1)      Kelemahan Sistem

Pembuatan sistem informasi diperbarui dengan menambahkan keterangan hasil pencarian dengan menunjukkan bahwa buku yang dicari tidak ada di tempatnya (dibaca lalu diletakkan di meja), hal tersebut didukung dengan adanya scanner di samping rak-rak buku untuk proses scanning buku yang dibaca (bukan buku yang dipinjam karena buku yang dipinjam sudah ada tempat untuk scan tersendiri).

2)      Kebutuhan Sistem

Tujuan dibuatnya sistem informasi OPAC ini adalah untuk memudahkan pemustaka dalam menemukan buku yang dicari, sudah seharusnya sistem informasi ini diperbaiki oleh pembuat sistem dengan memperbaiki kebutuhan sistem yang berupa kebutuhan fungsional maupun non fungsionalnya agar lebih mudah digunakan pemustaka.

3)      Kelayakan Sistem

Pembuat sistem lebih teliti lagi dalam pembuatan sistem dengan memberikan kemudahan-kemudahan bagi pemustaka dan khalayak umum agar dalam mengakses sistem informasi tidak ada terjadi kendala teknis dan operasional.

Sekian analisis sistem informasi perpustakaan yang disini membahas tentang OPAC (Online Public Access Catalog) bila ada kesalahan dan kekurangan harap sekiranya pembaca meberi saran yang membangun bagi saya, karena disini saya masih seorang yang masih belajar tentang teknologi informasi dan komunikasi. Sekian, terimakasih.