PENGANTAR TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI - Rangkuman Artikel Pengantar Manajemen Data

Assalamualaikum wr. wb.

Langsung saja. Kali ini yang saya pos adalah tugas rangkuman sebuah artikel yang berjudul...

PENGANTAR MANAJEMEN DATA

      Sistem adalah suatu kumpulan sub-sistem yang saling berinteraksi untuk memcapai suatu tujuan. 4 komponen utamanya adalah :

1.      Sub-sub sistem
2.      Interaksi
3.      Tujuan 
4.      Lingkungan

     Komponen utama sebuah sistem perpustakaan yakni pustakawan, koleksi, dan sarana/prasarana yang dimiliki. Sistem perpustakaan juga memerlukan komponen lain untuk mendukungnya, seperti agen penyedia jasa koleksi (supplier) dan pengunjung perpustakaan. Sistem informasi perpustakan adalah sekumpulan subsistem di suatu perpustakaan yang saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan bersama berupa pengelolaan dan penyediaan informasi perpustakaaan sehingga apabila informasi diperlukan dapat disediakan dengan cepat, mudah, dan lengkap.

      Salah satu subsistem informasi adalah data, setiap komponen yang terlibat dalam kegiatan perpustakaan akan menghasilkan data. Pertimbangan dalam pengelolaan data yang baik antara lain, ukuran data, aktivitas penggunaan data, volatilitas, waktu tanggap, integrasi data, dan keamanaan data.

Pengambilan Keputusan Berdasarkan Data

Subsistem-subsistem suatu sistem informasi terdiri dari :

1.      Hardware
2.      Software
3.      Brainware
4.      Data
5.      Prosedur

Data Dan Organisasi

Informasi mempunyai 3 tugas utama di dalam sebuah organisasi, yaitu :

1.      Mendukung kegiatan-kegiatan usaha
2.      Mendukung pengambilan keputusan manajemen
3.      Mendukung persaingan keuntungan strategis

       Karena data dan informasi memegang informasi yang sangat penting dalam upaya pembangunan dan pengembangan organisasi, maka data dan informasi dibutuhkan dalam penetapan terget dan indikator-indikator guna mengukur tingkat pencapaian pelaksanaan program atau rencana kegiatan yang telah dilaksanakan.

A.    Data Perpustakaan

       Data di perpustakaan lebih berorientasi pada koleksi dan pengguna. Pengelompokan derah koleksi perpustakaan berbasis data (field) atau ruas. Teknologi komputer juga dapat dimanfaatkan sebagai suatu alat bantu (tool) untuk menyusunsuatu sistem pangkalan data (database system) dengan kemampuannya didalam memasukkam, mengkompilasi, menampilkan, mengedit, menyusun, memproses, dan melakukan serangkaian analisis.

      Proses penghimpunan, pengelolaan, dan evaluasi data memerlukan perpaduan antara manusia dan komputer agar dalam pengelolaan informasi lebih efisien. Perangkat komputer dimanfaatkan sebagai sarana bagi Sistem Penunjang Keputusan (Decision Support System/DSS) yang terkomputerisasi dan manusia sebagai pengbil keputusan untuk mengatasi masalah berdasarkan data dan informasi yang tersedia.

      Data dan informasi berupa data biosfik lingkungan yang umumnya merupakan data tabular yang diperoleh dari hasil survei dan statistik. Data lain berupa peta/gambar merupakan data spasial berbentuk vektor dan raster. Program Database Management System (DBMS) dikembangkan untuk data tabular alfanumerik, contoh aplikasi MS Acces dan MS Excel. Program ARC/INFO, Mapinfo, ArcView GIS, Erdas, ILWIS, ER Mapper, dan sebagainya untuk data spasial.

Upaya untuk mengoptimalkan teknologi informasi hatus memperhatikan hal-hal berikut :

1.      Jenis pekerjaan, kerumitan, volume, dan luaran
2.      Konfigurasi kebutuhan hardware
3.      Fleksibilitas dalam peralatan
4.      Kompatibilitas gile-file ekspor dan impor
5.      Kemampuan dan keterbatasan program
6.      Kemudahan untuk dipelajari dan digunakan (user friendly)
7.      Ketersediaan anggaran untuk mendukung hardware dan software 

B.     Siistem Informasi Untuk Keuntungan Strategis

       Sebuah perusahaaan dapat bertahan dan sukses dalam waktu lama bila perusahaan tersebut membangun strategi untuk melawan kekuatan persaingan yang berupa :

1.      Persaingan dari para pesaing yang berada di industri yang sama
2.      Ancaman dari perusahaan baru
3.      Ancaman dari produk pengganti
4.      Kekuatan tawar-menawar dari konsumen
5.      Kekuatan tawar-menawar dari pemasok

Beberapa strategi bersaing yang dapat dibangun untuk memenangkan persaingan adalah :

1.      Keunggulan biaya
2.      Perbedaan produk
3.      Inovasi

      Sistem informasi manajemen dapat menolong perusahaan untuk (1) meningkatkan efisiensi operasional, (2) memperkenalkan inovasi dalam bisnis, (3) membangun sumber-sumber informasi strategis.

Siklus Hidup Data Menjadi Informasi dan Pengetahuan

      Data adalah fakta-fakta mentah/deskripsi-deskripsi dasar dari suatu hal yang belum diolah. Informasi adalah data/fakta-fakta yang telah diproses sedemikian rupa sehingga berubah bentuknya menjadi informasi.

A.    Siklus Data

   Pengelolaan siklus hidup informasi harus didesain drngan memperhatikan masalah proses,kebijakan, perangkat keras dan perangkat lunak, sehingga penerapan teknologi dapat digunakan untuk setiap tahap siklus data.

B.     Data Terstruktur Dan Tidak Terstruktur

      Berdasarkan pengelolaannya, data dapat dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu data terstruktur dan tidak terstruktur. Data terstruktur adalah data yang ditempatkan pada item-item tertentu sebagai lokasi penyimpanan dalam suatu basis data. Data terstruktur disimpan dalam berbagai aplikasi basis data, sedangkan data tidak terstruktur tersimpan falam berbagai bentuk file seperti dokumen, video, suara, e-mail, attachment, dll.

      Dengan adanya sistem pengelolaan basis data, data tidak terstruktur juga sudah dapat dikelola dalam jumlah besar. Sebagai contoh basis daa yang digunakan untuk membuat katalog, dokumen referensi, gambar, dan isi media yang disimpan dalam file.

      Dalam mengaplikasikan suatu sistem pengelolaan data tifak terstruktur ada 10 hal yang harus diperhatikan :

1.      Visibility
2.      Pengendalian (control)
3.      Auditing
4.      Keamanan
5.      Penampilan
6.      Skala
7.      Kemudahan dalam instalasi
8.      Kemudahan falam penggunaan
9.      Kemudahan falam pengintegrasian
10.    Biaya keseluruhan rendah

 C.     Manajemen Data Terstruktur

      Pengelolaan data yang baik dipengaruhi banyak faktor, faktor pertama ketersediaan perangkat keras. Apabia ketersediaan perangkat keras tinggi, artinya kebutuhan untuk menyimpan dan spesifikasinya menunjang maka pengelolaan data yang lebih kompleks akan memungkinkan untuk dilakukan. Namun, apabila perangkat keras yang tersedia sangat terbatas maka kompleksitas pengelolaannya harus lebih rendah. Faktor kedua adalah format data relatif seraga, maka pengelolaan data akan lebih mudah. Namum, apabila sangat bervariasi maka selain diperlukan sumber daya manusia pengelola yang baik juga pengelolaannya menjadi lebih kompleks.

      Pengelolaan data terstruktur dilakukan dengan menggunakan berbagai aplikasi basis data. Basis data dapat dilakukan dengan pertimbangan :

a. Data sering diperbaiki dan membutuhkan pengelolaan yang bersifat relasional/berhubungan satu sama lain.

b. Membutuhkan pengelolaan data yang rumit dan membutuhkan kecepatan pemrosesan data yang reliable.

c. Menghindari data corruption saat pencatatan data yang besar secara sekaligus ke dalam hardisk atau terlalu banyak jumlah tipe yang ditulis ke hardisk.

Untuk mengelola data terstruktur beberapa tahap kegiatan dapat dilakukan, yaitu dengan :

1.      Menentukan Kelas Data
      Mengamati data secara keseluruhan, termasuk apa jenis datanya, dimana akan disimpan, dan berapa volumenya.

2.      Membuat Tempat Penyimpanan Data
      Penyimpanan data dilakukan dengan menggunakan basis data. Pengelompokan data dengan segala karakteristiknya didasarkan atas hasil analisis yang cermat.

3.      Menentukan Akses Data dan Kebijakan Migrasi
      Migrasi adalah perpindahan data dari satu bentuk data ke bentuk lain. Migrasi dilakukan apabila pernah dilakukan pembangunan basis data. Dengan melakukan migrasi, integritas data dapat ditingkatkan. Karena integritas data diperlukan untuk memudahkan dalam pengelolaannya.

4.      Menentukan dan Menetapkan Kebijakan Pelengkap
      Kebijakan pelengkap merupakan prosedur yang harus dibuat dan disiapkan dengan tujuan untuk tidak menimbulkan kebingungan kepada pengguna dan pengelola dalam memelihara sistem yang sudah dibangun.

Kebijakan pelengkap yang dapat diterapkan antara lain berhubungan dengan masalah :

a.       Retensi
Retensi menjelaskan bagaimana data dipertahankan, berapa lama data disimpan, dan nasib akhir data tersebut.

b.      Keabadian
Keabadian berhubungan dengan masalah pembuktian dengan pihak luar dan tidak diperbolehkan untuk diubah.

c.       Bersifat Pribadi
Data yang bersifat pribadi berhubungan dengan hak akses seseorang terhadap data tertentu.

d.      Audit
Audit berhubunggan dengan pemanfaatan sistem.

e.       Kadaluwarsa
Data yang sudah usang sudah dapat dihapus dari tempat penyimpanan.

      Dalam suatu jaringan komputer terdapat pengelompokan pengguna, prngguna     sebagai pengelola dikelompokkan kepada administratif dan supervisor. Administrator punya hak akses ke semua jenjang dalam jaringan. Supervisor hanya noleh mengatur hak akses anggota kelompoknya saja. Sedangkan pengguna hanya diperbolehkan mengakses folder tertentu dan file tertentu pula.

Itulah hasil rangkuman saya dari artikel yang berjudul pengantar Manajemen Data.

Terimakasih.

Wassalamualaikum wr. wb.